[퍼실리테이션] 직장 내 회의 이대로는 안된다

#1 직장내 회의 이대로는 안된다.

매주 진행되는 우리 회사 내 회의, 

회의를 진행하고 기록하는 입장 뿐만 아니라 참여하는 사람들에게도

정기 회의라는 것은 종종 스트레스로 다가온다.

특별히 쟁점이 되는 사안의 경우에는 4시간이고 5시간이고 계속진행되기도 하는데

시간적인 낭비와 업무 비효율성을 배제하고서라도 

회의 후 느껴지는 감정적인 피로가 그 다음날 업무에도 종종 영향을 미치고는 했다.  

이러한 비효율과 감정적 피로를 제거하고자 요즘 다양한 시도를 해보고있다.

#2 다양한 시도

1) 매번 쟁점이 되고 회의시간을 지연시키는 주제를 과감히 빼버렸다. 

HOW : 회의시간을 지연시키는 특정 주제들은 담당자를 선정하여 조직원들의 의견을

사전에 조율하도록 하고 핵심적으로 논의되어야 할 부분만 따로 떼어서 회의시간에 이야기한다. 

WHY : 여러 부분을 한 번에 논의하다보면 없던 논쟁 거리가 생기는 것은 물론, 

몇 몇에게만 적용되는 문제를 모두가 함께 하는 자리에서 논의하게되어 

논의할 거리가 없는 일부 사람의 시간까지도 불필요하게 잡아먹기 때문이다.

2) 회의를 퍼실리테이션하자 ! 

조직 내에서 퍼실리테이터를 선정하고 

퍼실리테이터가 회의의 흐름을 조율하여

조직이 합리적으로 의사결정 할 수 있도록 돕는다. 

퍼실리테이터는 외부인이 될 수도 있고 내부인이 될 수도 있지만

리더가 퍼실리테이터가 되었을 때에는 본인의 역할을 팀원들에게 분명하게 인지시키고

회의가 시작되고 끝날때까지 중립 적인 자세를 유지해야한다. 

조직내 구성원이 퍼실리테이터가 되었을 때에는 조직원들이 퍼실리테이터를 인정할 수 있도록

분위기를 조성해야한다.

HOW : 문제해결이 필요한 회의에서 퍼실리테이터는 구성원들의 상호작용에 초점을 둔다.

구성원들에게 질문하여 회의 전체의 과정을 이끌고

구성원들의 의견에 대한 피드백으로 참여를 유도하며, 

의사결정의 합의를 도출하기 위해 답변을 요약하고 명료화시킨다.

WHY : 퍼실리테이터가 질문을 던지고 구성원들이 이에 대해 생각해보게 함으로써

미팅의 목적과 개인적 목표를 스스로 깨닫게 할 수 있다. 

또한 구성원이 말한 내용이 명확하지 않거나

논의에서 벗어난 주제가 나왔을 때 질문을 통해 문제를 해결할 수 있다. 

또한 적절한 피드백은 회의에 참가하는 구성원의 의욕을 높여주거나 

회의의 참여도를 높이는 역할을 해서 회의의 에너지를 높은 수준으로 유지하게 한다. 

참가자의 답변을 요약하거나 논쟁이 되는 부분의 핵심을 요약, 명료화 하면

해당 문제를 이성적으로 판단하기 쉬워지고 합의점을 찾는데 수월해진다.

 

#3 효과

- 전체적인 회의시간이 줄어들었다.

- 구성원들이 회의시간에 겪는 감정적인 소비가 줄어들었다.

#4 한계점

- 퍼실리테이터가 내부 구성원이거나 리더일 경우 중립을 지키는 것이 쉬운 일은 아니다.

- 퍼실리테이터의 역량에 따라 회의의 질이 매번 달라진다